PROGRAMMA "SUPPORTO AGLI UTENTI ITALIANI DI ELETTRA"

Procedura Supporto viaggi Utenti italiani ad Elettra e FERMI@Elettra
 

Regole Generali

Le priorita’ con cui verra’ erogato il supporto sono le seguenti:

  1. Esperimenti approvati secondo il merito scientifico;
  2. Esperimenti approvati che abbiano dichiarato il supporto come “crucial”;
  3. Esperimenti che abbiano cliccato il tasto “Financial Support Requested” ma non il tasto “crucial”; a queste proposte il supporto verra’ erogato solo in caso il budget lo consenta e il forma di supporto parziale (solo una persona per gruppo).

 
NB: SE I FONDI A DISPOSIZIONE DOVESSERO RISULTARE INSUFFICIENTI, ALLE PROPOSTE CON VALUTAZIONE SCIENTIFICA PEGGIORE CHE ABBIANO INDICATO IL SUPPORTO “CRUCIALE” NON VERRÀ ASSEGNATO BEAMTIME.
 

Eligibilita'

Ecco di seguito la procedura da ottemperare per beneficiare del supporto:

  • le proposte devono essere approvate dal Proposal review Panel di ELETTRA o di FERMI;
  • il rimborso coprira' di regola i giorni dei turni di misura piu' al massimo un giorno prima e un giorno dopo; in casi eccezionali di preparazione particolarmente complessa dell’esperimento pottrà essere valutato un periodo di copertura più esteso;
  • di 2 (due) persone nel caso di proposte approvate richiedenti supporto "crucial" (full support)
    di 1 (una) persona nel caso di proposte approvate richiedenti supporto non crucial (partial support)
  • Verranno coperte le spese di viaggio ed alloggio (con colazione compresa). Non verranno rimborsate le spese di vitto

Nota Bene: ai fini del rimborso si raccomanda di utilizzare sempre l'apposita modulistica e di spedirla debitamente firmata (vedi fondo pagina).

Non verranno considerati per il supporto:

  • lo staff di Elettra
  • i proponenti e partecipanti a proposte di gruppi prevenienti dalla regione Friuli Venezia Giulia nemmeno nel caso di collaboratori all'esperimento provenienti da altre regioni italiane
  • i proponenti e partecipanti provenienti dall'estero, nemmeno nel caso di collaborazioni all'esperimento provenienti dall'Italia. Se il proponente e' proveniente dall'estero la proposta non sara' in nessun caso considerata rimborsabile
  • i proponenti e partecipanti a proposte di gruppi GDR delle linee di luce di Elettra
  • I proponenti e partecipanti di Istituti internazionali non italiani, anche se con sede in Italia.


I dati per richiedere il rimborso dovranno essere sottomessi on-line tramite il sistema VUO (Virtual Unified Office).
Ciascun partecipante dovra' registrarsi (se non gia' precedentemente registrato) oppure entrare con la propria id e password e sottomettere una Access Request specificando nel menu' apposito la voce '"Italian funded User", nonche' tutti i dati relativi al viaggio e alle prenotazioni richieste.
Tali dati dovranno pervenire all'Ufficio Utenti almeno un mese prima dell'inizio dell'esperimento con l'eccezione delle proposte mensili di protein crystallography per la beamline X-Ray Diffraction.
Una documentazione incompleta o spedita in ritardo potrebbe comportare l'esclusione dal supporto.
Sara' rimborsato il viaggio in aereo, treno, auto a noleggio o autovettura privata secondo le modalita' di seguito indicate:
▪    Nel caso di viaggio in treno, auto a noleggio o auto propria il rimborso verra' riconosciuto con partenza dalla sede dell'Ente/Istituto/Laboratorio di appartenenza.
▪   Nel caso di viaggio in aereo il rimborso verra' riconosciuto con partenza dall'aeroporto piu' vicino alla sede dell'Ente/Istituto/Laboratorio di appartenenza all'aeroporto di Trieste o limitrofi.

Salvo casi eccezionali preventivamente concordati con Elettra, per il partial support (1 utente) non e' prevista la possibilita' dell'auto a noleggio.

Modalita' di supporto

alloggio

Le prenotazioni verranno effettuate esclusivamente tramite l'ufficio Viaffio di Elettra  usertravels@elettra.eu dopo l'approvazione dell' Access Request inviata via VUO (Virtual Unified Office). Nella richiesta e' possibile indicare una preferenza per l'alloggio (per la lista degli alberghi vicino ad Elettra cliccare qui). Eventuali disdette e/o variazioni dovranno essere comunicate al seguente indirizzo e-mail: usertravels@elettra.eu almeno il giorno prima dell'arrivo/partenza. Dopo l'arrivo, eventuali anticipi nella partenza dovranno essere comunicati allo stesso indirizzo di cui sopra entro il giorno precedente la data in cui si intende lasciare l'albergo. In assenza di tali comunicazioni, i costi dei pernottamenti fatturati dagli alberghi ad Elettra - Sincrotrone Trieste saranno addebitati all'utenteNB: Non sono rimborsate spese di vitto, salvo fatto per la colazione compresa nel pernottamento.
 

Viaggio

aereo: Previsto per distanze superiori a 350 Km. Tutte le prenotazioni per viaggi in aereo verranno effettuate esclusivamente tramite l'Ufficio Utenti di Elettra: usertravels@elettra.eu. Verranno autorizzate solo tariffe economy.
N.B. alcuni materiali utilizzati come campioni non vengono accettati dalle compagnie aeree. PRIMA di richiedere la prenotazione aerea l'utente deve verificare la compatibilita' dei campioni con i regolamenti delle compagnie aeree.
Le spese di trasporto per materiali/campioni/strumentazioni non possono in nessun caso essere rimborsate da Elettra.

taxi:Spese di taxi non saranno rimborsate in nessun caso.

 

Una navetta dall'aeroporto a Trieste/Basovizza e' disponibile in alternativa alla macchina a noleggio. Per richiedere il voucher che da' diritto alla tariffa ridotta rivolgersi all'Ufficio Utenti.

 

auto a noleggio: Tutte le prenotazioni per auto a noleggio dovranno essere effettuate esclusivamente tramite usertravels@elettra.eu. Il costo per il noleggio, alle condizioni indicate da Elettra - Sincrotrone Trieste e per il periodo autorizzato, sara' pagato direttamente da Elettra - Sincrotrone Trieste ma, in ogni caso, al ritiro dell'autovettura dovra' essere data garanzia con carta di credito bancaria personale dell'utente per eventuale copertura delle spese non autorizzate. Le combinazioni aereo + auto a noleggio o treno + auto a noleggio saranno ammesse previa autorizzazione dell’Ufficio Utenti. La sede del ritiro e della riconsegna della macchina verrà comunicata dal Servizio Viaggi di Elettra - Sincrotrone Trieste. Per dettagli sulle spese a carico d Elettra-Sincrotrone Trieste e dell'utente clicca qui.

 


treno: La prenotazione e l'acquisto del biglietto ferroviario verra' effettuata dall'Ufficio Viaggi di Elettra usertravels@elettra.eu.

 

autovettura privata: Il viaggio verra' rimborsato secondo le tariffe di rimborso chilometrico previste da Elettra - Sincrotrone Trieste.(euro 0,16/Km)
al lordo delle ritenute fiscali + le spese di autostrada. A questo proposito andra’ allegata la ricevuta in originale.

 


ECCEZIONI: In caso di variazione delle date o di impossibilita' a partecipare all'esperimento da parte del/dei componente/i del gruppo dovra' essere inviata comunicazione immediata all'Ufficio Utenti: useroffice@elettra.eu. Verranno accettate sostituzioni solo in caso cio' non comporti alcun onere aggiuntivo per  Elettra - Sincrotrone Trieste.

 


Procedura di rimborso

Procedura di rimborso

I rimborsi delle spese sostenute direttamente dagli utenti per viaggio e alloggio non gia’ anticipate da  Elettra-Sincrotrone Trieste verranno corrisposti mediante bonifico bancario. 
Dopo l'esperimento, gli utenti aventi diritto invieranno l'apposito modulo di rimborso spese all'indirizzo: Users' Office - Elettra - Sincrotrone Trieste S.C.p.A. - S.S. 14 Km 163,5 Area Science Park - 34149 Basovizza - Trieste, allegando, in originale, tutte le ricevute. Le ricevute della carta di credito non sono documenti validi per il rimborso, se non accompagnate da fattura o scontrino fiscale.


Modulo di rimborso spese: Si prega di richiedere il modulo a usertravels@elettra.eu

CONTATTI

Per informazioni riguardanti le procedure di accesso al Laboratorio:
e-mail: useroffice@elettra.eu
tel.: 040 375 8628/8538

Per informazioni riguardanti l'organizzazione del viaggio e l'alloggio:
e-mail: usertravels@elettra.eu
 

Last Updated on Friday, 25 August 2017 15:06